La anunciada reforma del registro horario digital obligatorio, que el Gobierno había situado como uno de los grandes cambios laborales de esta legislatura de cara a 2026, atraviesa ahora un momento de bloqueo. Las discrepancias internas entre ministerios y los problemas técnicos en torno a la aplicación del nuevo sistema han frenado una norma que pretendía reforzar el control real de la jornada laboral, especialmente en lo relativo a las horas extra y la trazabilidad de los datos.
Este parón ha generado incertidumbre en el tejido empresarial, sobre todo entre pymes y autónomos: tras meses de mensajes que apuntaban a un endurecimiento inminente de los controles, ahora el discurso oficial habla de retrasos y falta de calendario claro.
Sin embargo, el foco no está tanto en lo que aún no se ha aprobado, sino en lo que ya está exigiendo la Inspección de Trabajo.
La normativa vigente: el registro de jornada ya es obligatorio
Más allá del debate político, la legislación actual no deja lugar a dudas. Desde mayo de 2019, todas las empresas en España están obligadas a llevar un registro diario de la jornada laboral, que incluya la hora de entrada, salida y los descansos realizados por cada trabajador.
La ley no impone explícitamente el uso de un software concreto, pero sí establece una serie de requisitos que, en la práctica, resultan difíciles de cumplir con sistemas manuales. Tanto la Inspección de Trabajo como los tribunales vienen aplicando un criterio consolidado: el registro debe ser objetivo, fiable, accesible y no manipulable.
Es precisamente en este punto donde empiezan los problemas para las empresas que siguen confiando en métodos tradicionales.
Por qué el papel y Excel ya no convencen a la Inspección
Los registros en papel o las hojas de cálculo presentan un problema de base: son fácilmente alterables. Un archivo de Excel puede modificarse sin dejar rastro, y ante una inspección la carga de la prueba recae sobre la empresa, que debe demostrar que los datos no han sido cambiados ni antes ni después de la visita.
En la práctica, acreditar esa inalterabilidad resulta casi imposible. La falta de control de versiones, de trazabilidad de los cambios y de identificación del autor de cada modificación hace que estos sistemas carezcan de credibilidad jurídica. Por ese motivo, la Inspección está considerando muchos de estos registros como inválidos, incluso cuando existen físicamente.
Las sanciones no son menores: las multas por incumplimientos en materia de registro horario pueden oscilar entre 751 y 7.500 euros. Hojas con horarios idénticos día tras día, documentos rellenados con la misma letra o archivos digitales sin control de accesos suelen equipararse, a efectos legales, a la ausencia total de registro.
Las razones del retraso de la reforma
El bloqueo de la nueva normativa responde a cuestiones técnicas y jurídicas de calado. El debate se centra en cómo garantizar la interoperabilidad de los sistemas, la seguridad de los datos y el posible acceso remoto de la Inspección a los registros.
La futura regulación pretende ir más allá del simple fichaje: se plantea la estandarización de formatos, un mayor control sobre la conservación de la información y un refuerzo de la trazabilidad, lo que explica la complejidad del acuerdo y el retraso en su aprobación definitiva.
El riesgo de esperar: sanciones, conservación y privacidad
Aunque la reforma esté en pausa, el régimen sancionador ya está en marcha y se apoya en la normativa vigente: desde el punto de vista legal, el principal riesgo es la falta de inalterabilidad del sistema. En el plano operativo, la ley obliga a conservar los registros durante cuatro años, algo difícil de garantizar con papel o archivos sin copias de seguridad.
A ello se suma un tercer factor cada vez más relevante: la protección de datos. Los sistemas manuales, como hojas visibles para toda la plantilla, pueden vulnerar el RGPD al exponer información sensible sobre horarios, ausencias o bajas médicas.
¿Cuándo llegará la nueva ley?
Hoy por hoy, no existe una fecha cerrada para la aprobación definitiva del nuevo registro horario digital. El escenario más probable apunta a 2026 o incluso 2027, una vez resueltos los conflictos técnicos y políticos. Pero ese calendario no cambia lo esencial.
La Inspección de Trabajo no está esperando a la nueva norma para actuar. Ya aplica criterios estrictos basados en la legislación actual, y esos criterios penalizan claramente los sistemas manuales o fácilmente manipulables.
