A partir del 1 de septiembre de 2026, cambia la forma en la que la Seguridad Social realizará determinadas notificaciones a personas relacionadas con procedimientos de incapacidad. La principal novedad es la ampliación de la obligación de recibir comunicaciones por medios electrónicos, un sistema que hasta ahora no alcanzaba a todos estos colectivos.
El cambio afectará a las personas que soliciten o perciban prestaciones por incapacidad temporal, así como a aquellas con procedimientos relacionados con incapacidad permanente o lesiones permanentes no incapacitantes.
La modificación no altera la forma de solicitar una baja médica ni la manera en la que debe comunicarse con la empresa. Lo que cambia es el canal utilizado por la Administración para determinadas resoluciones y comunicaciones, entre ellas las relacionadas con el reconocimiento, la prórroga o la denegación de una prestación, requerimientos de documentación, altas o posibles citaciones para reconocimientos médicos.
La medida deriva de la modificación de la Orden ISM/903/2020, que regula las notificaciones y comunicaciones electrónicas en el ámbito de la Administración de la Seguridad Social.
Qué trabajadores recibirán las notificaciones de la Seguridad Social por vía electrónica
La nueva regulación incorpora a las personas físicas que sean solicitantes o perceptoras de prestaciones de incapacidad temporal. También alcanza a las comunicaciones referidas a prestaciones de incapacidad permanente y lesiones permanentes no incapacitantes.
Hasta esta ampliación, la obligación de recibir electrónicamente las comunicaciones de la Seguridad Social ya afectaba, entre otros casos recogidos en la información facilitada, a solicitantes o perceptores de prestaciones por nacimiento y cuidado de menor, riesgo durante el embarazo y riesgo durante la lactancia natural.
El motivo de la extensión a estos nuevos colectivos está relacionado con su vinculación con el ámbito laboral y profesional, donde se considera generalizada la utilización de dispositivos electrónicos.
La propia normativa señala:
«Incorpora, como personas obligadas a recibir notificaciones y comunicaciones por medios electrónicos, a las personas físicas que sean solicitantes o perceptoras de prestaciones de incapacidad temporal, así como cuando la notificación o comunicación se refiera a las prestaciones por incapacidad permanente o lesiones permanentes no incapacitantes.
Se considera que estas personas, por estar incorporadas al mundo laboral o profesional en el que está generalizada la tenencia y el uso de dispositivos electrónicos, cuentan con conocimientos y medios suficientes para recibir las comunicaciones y notificaciones por medios electrónicos. No obstante, se introducen ciertas salvaguardas para garantizar que las actuaciones administrativas llegan a la persona destinataria.
A tal efecto, las y los ciudadanos serán avisados al dispositivo electrónico que hubieran facilitado previamente de que tienen a su disposición una comunicación o notificación electrónica, facilitando el enlace de acceso a la misma».
Cómo se recibirán las nuevas comunicaciones
La entrada en vigor de la medida supone que determinadas comunicaciones dejarán de depender, con carácter general, de la tradicional carta enviada al domicilio. La Seguridad Social podrá enviar un aviso mediante SMS o correo electrónico cuando exista una comunicación pendiente. Sin embargo, ese mensaje funciona como advertencia de que hay una notificación disponible y no constituye la notificación oficial en sí misma.
El contenido deberá consultarse electrónicamente a través de los canales habilitados, entre ellos la Sede Electrónica de la Seguridad Social. La información aportada también señala la posibilidad de consultar las comunicaciones mediante Mi Carpeta Ciudadana.
Para acceder será necesario utilizar un método válido de identificación electrónica, como Cl@ve, certificado digital o DNI electrónico. La modificación adquiere especial importancia para las personas que estén de baja o que, incluso después de haberlo estado, continúen pendientes de alguna comunicación del INSS relacionada con su procedimiento.
El plazo de 10 días naturales que resulta clave
Uno de los puntos centrales del nuevo sistema es el plazo disponible para acceder a las comunicaciones. Las notificaciones electrónicas estarán disponibles durante 10 días naturales. Transcurrido ese periodo sin acceder a su contenido, se considerarán legalmente notificadas, aunque la persona afectada no las haya leído.
Por tanto, el procedimiento administrativo puede continuar una vez cumplido ese plazo. La utilización de los avisos mediante correo electrónico o SMS cobra especial relevancia para conocer cuándo existe una nueva comunicación disponible.
CSIT UNIÓN PROFESIONAL recomienda revisar periódicamente las notificaciones electrónicas para evitar la pérdida de plazos o incidencias relacionadas con la tramitación de una baja.
El alcance de la modificación es considerable. Según los datos incluidos en la información facilitada, las incapacidades temporales crecieron un 60% entre 2017 y 2024, de acuerdo con la Autoridad Independiente de Responsabilidad Fiscal (AIReF).
Las cartas no desaparecen en todos los casos
El paso hacia las comunicaciones digitales, sin embargo, no supone la desaparición absoluta de las notificaciones en papel o de otros métodos presenciales. La normativa contempla excepciones. No se notificarán telemáticamente aquellas resoluciones acompañadas de elementos que no puedan convertirse a formato electrónico, las que incluyan cheques a favor del interesado o aquellas que, de acuerdo con su normativa específica, deban practicarse mediante personación en el domicilio.
Además, la Seguridad Social podrá utilizar medios no electrónicos incluso con personas obligadas a relacionarse digitalmente en determinados supuestos. Entre ellos figura el caso en el que el interesado o su representante solicite espontáneamente una notificación personal en un Centro de Atención e Información de la Seguridad Social (CAISS). También podrá recurrirse a la entrega directa por parte de un empleado público cuando resulte necesario o cuando la vía electrónica sea incompatible con la inmediatez o celeridad que requiera una determinada actuación administrativa.
Qué ocurre si la Seguridad Social no dispone de los datos electrónicos
Otra de las salvaguardas introducidas afecta a aquellos casos en los que la Administración no disponga de los datos de contacto electrónico necesarios para efectuar el aviso. La reforma permite emplear medios no electrónicos cuando la Seguridad Social carezca de esos datos. De este modo, la transición hacia las comunicaciones digitales incorpora mecanismos para situaciones relacionadas con la brecha digital.
También se contempla asistencia presencial. En los procedimientos afectados por esta ampliación, un funcionario público podrá prestar ayuda desde los CAISS para facilitar y validar el acceso a la Sede Electrónica de la Seguridad Social.
Estas excepciones permiten que el nuevo modelo electrónico conviva con otras vías en circunstancias concretas, aunque el cambio general que comienza el 1 de septiembre de 2026 amplía de manera significativa el número de personas obligadas a recibir digitalmente sus comunicaciones.
