La empresa tecnológica ibicenca TISA presentará este miércoles 28 de octubre en el Ibiza Innovation Summit una herramienta de inteligencia artificial con la que asegura haber asumido, junto con otras automatizaciones, alrededor del 60 % de las tareas de un puesto administrativo dentro de su propia compañía. El sistema, denominado Tisa Nexus, funciona desde abril y ha sido desarrollado para reducir el trabajo repetitivo de oficina utilizando los datos almacenados en los programas de gestión empresarial.
La herramienta no se limita a responder preguntas como un asistente convencional. Puede leer correos electrónicos, identificar qué necesita cada remitente, consultar información empresarial y preparar facturas, presupuestos o pedidos, que posteriormente deben ser revisados y aprobados por un empleado. TISA la ha integrado con Microsoft Dynamics 365 Business Central, el programa de gestión que utiliza la compañía.
Juan Carlos Tur Marí, responsable de proyectos de TISA, explica a La Voz de Ibiza que el objetivo es automatizar «la parte mecánica del trabajo de oficina, la que no necesita criterio». El sistema permite interactuar directamente con la inteligencia artificial sin necesidad de manejar el programa de gestión. «Se le habla como a un compañero: por correo, por Teams o por chat», detalla.
El desarrollo apunta a una necesidad específica del tejido empresarial de la isla. «En Ibiza esto pesa mucho, porque muchas empresas tienen equipos de oficina pequeños y una carga administrativa que se dispara en temporada», señala Tur, quien considera que la automatización puede liberar tiempo para tareas que requieren intervención y criterio profesional.
Casi 2.000 correos y 71 documentos preparados
Desde junio, cuando TISA comenzó a medir detalladamente su funcionamiento, Nexus ha leído y clasificado casi 2.000 correos electrónicos del departamento de administración, a un ritmo aproximado de dos segundos por mensaje, según los datos facilitados por la empresa.
De acuerdo con estos registros, siete de cada diez correos no requieren ninguna actuación posterior y el sistema los aparta automáticamente. En el resto de los casos, prepara una respuesta, realiza consultas o asigna una tarea a una persona.
Además, ha generado 71 borradores de documentos empresariales, entre facturas de compra y venta, ofertas y pedidos. También ha redactado unos 190 correos pendientes de revisión y abierto 177 tareas para distintos integrantes del equipo.
El dato que más destaca Tur es el relativo a la organización del trabajo. Desde la primavera, la empresa ha tenido que redistribuir las funciones de su puesto de administración. Según su estimación, Tisa Nexus y las automatizaciones asociadas se han encargado de aproximadamente el 60 % de esas tareas, mientras que el resto ha sido asumido por otros trabajadores.
«Y ha cambiado la forma de trabajar: ya no hay que abrir el buzón mensaje a mensaje, y el día empieza por lo que de verdad necesita a una persona», explica el responsable de proyectos de TISA.
La compañía no ha facilitado una cuantificación económica del ahorro ni una medición independiente de la productividad. Los resultados corresponden a su experiencia interna con la herramienta, que todavía está extendiendo a otros clientes.
Implantación en gestoría y centro médico de Ibiza
TISA ya está trabajando en la implantación de Nexus en una gestoría de la isla, aunque el proceso todavía no ha concluido. Paralelamente, desde agosto funciona una versión simplificada, denominada Nexus Light, en un centro médico de Ibiza.
En este último establecimiento, el programa lee las facturas de proveedores recibidas por correo electrónico y organiza sus datos para el asesor, evitando introducir manualmente esa información. Se trata de una aplicación más limitada que la solución integrada con Business Central.
La diferencia respecto al uso habitual de herramientas como ChatGPT es que Nexus está conectado a información real del negocio y puede preparar operaciones dentro del programa de gestión. No solo redacta textos, sino que trabaja sobre documentos, clientes y registros existentes.
Inteligencia artificial con supervisión humana
La automatización también plantea riesgos, especialmente cuando una inteligencia artificial tiene acceso a datos económicos o documentación de clientes. Tur insiste en que Nexus no puede registrar facturas, confirmar pedidos ni enviar comunicaciones externas sin autorización humana.
«Nexus analiza y prepara, y las decisiones con efecto las toma siempre una persona», explica el responsable de TISA. Las operaciones quedan como borradores hasta que un empleado autorizado las comprueba y aprueba.
Para reducir posibles errores, la empresa ha incorporado un segundo modelo de inteligencia artificial que revisa determinadas tareas realizadas por el primero. También dispone de comprobaciones contra los registros del sistema, controles de acceso y un historial de auditoría que permite consultar qué operaciones se han realizado.
La compañía asegura que sus datos empresariales se almacenan en servidores propios y que la información enviada al proveedor del modelo de lenguaje no se utiliza para entrenarlo. Estas medidas forman parte de la arquitectura descrita por TISA, aunque su eficacia no ha sido objeto de una verificación independiente para esta información.
Ibiza ante automatización empresarial
El desarrollo se inscribe en un contexto en el que la inteligencia artificial comienza a incorporarse a procesos empresariales concretos en las Pitiusas. Como ha informado La Voz de Ibiza, la digitalización todavía constituye un obstáculo para numerosas empresas locales, especialmente aquellas que conservan procedimientos administrativos tradicionales.
Tur considera que la adopción empresarial de la IA sigue siendo básica en Ibiza, donde observa un uso principalmente individual de asistentes para redactar mensajes o resumir documentos, sin una integración real con los sistemas de gestión.
«Por lo que vemos, no es falta de interés, sino desconocimiento de lo que la IA puede hacer hoy», sostiene. Esta práctica también entraña riesgos cuando se utilizan cuentas personales para trabajar con información de clientes. Por eso recomienda comenzar por tareas repetitivas, organizar los datos y formar al personal antes de ampliar la automatización.
TISA presentará estos resultados durante el Ibiza Innovation Summit, una jornada que reunirá empresas y proyectos tecnológicos en el Recinto Ferial de Ibiza. El encuentro busca mostrar aplicaciones concretas de innovación desarrolladas o implantadas en el entorno empresarial de las Pitiusas.
